KẾ HOẠCH TỔ CHỨC Buổi Toạ đàm và Lễ Ra mắt của UBCLHB
Uỷ ban Công lý và Hoà bình xin giới thiệu những nét chính trong chương trình tổ chức Ngày Toạ đàm và Lễ Ra mắt của Uỷ ban cũng như những bước chuẩn bị để thực hiện chương trình này
KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
Buổi Toạ đàm và Lễ Ra mắt của
Uỷ ban Công lý và Hoà bình
I. Hiện trạng
– Nhiều người chưa biết Uỷ ban Công lý và Hoà bình (UBCLHB) là gì và làm gì.
– Nhiều người hiểu lầm đây là uỷ ban đi đòi đất và tranh đấu quyền lợi cho dân nghèo.
– Nhiều người chưa hiểu công lý và hoà bình theo giáo huấn xã hội Công giáo là gì.
II. Mục đích
– Gây ý thức về công lý và hoà bình theo giáo huấn xã hội Công giáo.
– Công bố thành lập UBCLHB và giới thiệu những nét hoạt động chính của Uỷ ban cho cộng đồng Công giáo Việt Nam với Bản Quy Chế Dự thảo.
– Yêu cầu đóng góp, xây dựng về vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban.
– Lễ Ra mắt UBCLHB với các thành viên để chính thức hoạt động.
III. Đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức
– Văn phòng Trung ương của Uỷ ban.
– Người chịu trách nhiệm chung: Đức cha Chủ tịch UBCLHB.
– Người chịu trách nhiệm trực tiếp: Lm. Antôn Nguyễn Ngọc Sơn.
IV. Ý tưởng thực hiện
– Chủ đề: công lý và hoà bình theo giáo huấn xã hội Công giáo.
– Hình ảnh chủ đạo: bàn tay nâng lên đón chim bồ câu ngậm cành ôliu trên nền trời xanh.
– Màu sắc chủ đạo: màu xanh da trời.
– Khẩu hiệu: Hoà bình là kết quả của công lý và bác ái
V. Phạm vi
– Giáo hội Việt Nam.
VI. Đối tượng tham dự
– Đức TGM-Chủ tịch HĐGMVN, Đức Hồng y, Quý Đức cha các giáo phận (10 người).
– Các linh mục đại diện 26 giáo phận, đại diện các uỷ ban của HĐGMVN (60 người)
– Nam/nữ tu sĩ đại diện các dòng tu (100 người).
– Giáo dân thuộc CLB Nguyễn Văn Bình, 25 giới và đoàn thể, các tổ chức khác (100 người).
– Dự phòng (30 người).
– Tổng số lượng dự kiến: 300 khách mời.
VII. Kế hoạch
1. Thời gian, địa điểm tổ chức:
– Thời gian toạ đàm: từ 08h đến 16h30 (sinh hoạt cả ngày vì có nhiều hoạt động), thứ Sáu (vì các linh mục ở xa phải về kịp dâng lễ ngày thứ Bảy, Chúa Nhật và hội trường chỉ trống ngày thứ Sáu), ngày 27 tháng 5 năm 2011.
– Địa điểm:
+ Hội trường: Gioan Baotixita Phạm Minh Mẫn (hội trường này mới đủ chỗ, có máy điều hoà trong ngày nóng bức).
+ Thuộc Trung tâm Mục vụ Tổng Giáo phận TP.HCM.
+ Tại số 06 bis Tôn Đức Thắng, phường Bến Nghé, quận 01, TP.HCM.
2. Chuẩn bị xa:
– Biên soạn thư mời và gửi thư mời đến các nơi để thông báo sự kiện.
– Biên soạn thông báo và gửi thông báo đến Ban Tôn giáo Chính phủ và Ban Tôn giáo TP.HCM.
– Dự thảo chương trình và thông báo trên trang web của Uỷ ban.
– Họp mặt để phân chia công việc cho những người phụ trách và tình nguyện viên.
– Khảo sát địa điểm tổ chức buổi lễ: hội trường, sân khấu, phòng máy, sảnh ăn, vệ sinh, chỗ gửi xe, cảnh quan.
– Lên danh sách khách mời.
– Lên danh sách khách ngủ lại đêm và tổ chức lưu trú cho khách ở xa.
– Lên danh sách các thứ cần mua và các việc cần làm.
– Gửi thư mời thuyết trình viên và giao đề tài.
– Chuẩn bị nội dung và hướng dẫn chương trình.
– Chọn MC cho chương trình.
– Trình báo chương trình cho Ban Giám Đốc Học viện Mục vụ và linh mục Tổng quản Trung tâm Mục vụ.
3. Chuẩn bị gần:
– Thiết kế thiệp mời, poster, banderole, sân khấu, quà tặng, bảng tên, dây đeo.
– In ấn thiệp mời, các tài liệu trong buổi hội thảo.
– Gửi thiệp mời đến các đối tượng (qua lớp thần học, bưu điện, thư tay).
– Gửi email cho khách mời để xác nhận việc tham dự.
– Chuẩn bị tài liệu: các bài phát biểu, thuyết trình, nội quy, tờ bướm, tờ góp ý.
– Chuẩn bị file cho khách VIP (10 người).
– Chuẩn bị quà tặng: Đức cha Chủ tịch HĐGM, Đức Hồng y, Đức cha Chủ tịch Uỷ ban, 3 diễn giả.
– Chuẩn bị các slides trình chiếu cho các tiết mục.
– Chuẩn bị nhạc cho các tiết mục: nhạc nền, nhạc nhẹ lúc giải lao, nhạc lúc cầu nguyện.
– Chuẩn bị thực đơn bữa cơm trưa với người phụ trách ẩm thực.
– Chuẩn bị các thực đơn 2 bữa giải lao.
– Chuẩn bị ca đoàn và ca sĩ hát trong các tiết mục.
– Lên kế hoạch kịch bản
4. Chạy chương trình
– Xác định khách mời và chia khách mời theo 6 nhóm thảo luận.
– Chỉ định tổ trưởng và thư ký cho 6 nhóm.
– In danh sách các tham dự viên để giao cho những người có trách nhiệm.
– Kiểm tra lại tất cả các tài liệu.
– Chốt lại kịch bản.
– Hoàn tất các khâu.
5. Đối tác và hợp đồng cần ký
– In ấn, trang trí, quà tặng, quay phim, chụp hình, âm thanh ánh sáng, ẩm thực, các thuyết trình viên.
6. Rủi ro và giải pháp:
– Trường hợp cúp điện: dùng máy phát điện thay thế, dùng hệ thống micrô và âm thanh thay thế bằng pin.
– Trường hợp lượng khách vượt quá số lượng đăng ký: dự trù tài liệu, phần quà, phần ăn cho khách.
– Trường hợp chính quyền không cho tổ chức: vận động các mối quan hệ cao cấp.
7. Ngân sách dự trù:
– BTC không có khả năng để chi trả tiền vận chuyển của khách như các hội nghị lớn.
– BTC tạo những điều kiện tốt nhất cho các sinh hoạt trong hội nghị.
– Ngân sách dự trù: 100 triệu đồng.
VIII. Thực hiện (vài điểm quan trọng)
1. Thiệp Mời, bảng tên, hộp quà, in ấn tài liệu…
– Thiết kế mẫu thiệp, mẫu trên phong bì, duyệt mẫu, in ấn (xem tài liệu đính kèm)
– Gửi thiệp mời đến các đối tượng
– Chi phí dự kiến:
|
Hạng mục |
Số lượng |
Đơn giá |
Thành tiền |
Ghi chú |
|
In thiệp mời, bao thư |
300 |
9.000 |
2.700.000 |
|
|
Thiết kế thư mời |
1 |
|
|
|
|
Hộp đựng quà |
300 |
15.000 |
4.500.000 |
|
|
Bìa lá |
400 |
1.500 |
600.000 |
|
|
Bìa dự thảo |
400 |
1.500 |
600.000 |
|
|
Bảng tên |
300 |
2.000 |
600.000 |
|
|
In ấn tài liệu |
350 |
1.200 |
3.700.000 |
|
|
In tờ bướm |
3.000 |
1.150 |
3.450.000 |
|
|
Photo các bài phát biểu |
|
|
695.000 |
|
|
Tổng cộng |
16.845.000 |
|
||
2. Tổ chức nơi lưu trú (tại nhà khách TTMV TGP.TPHCM)
– Lập danh sách chi tiết đăng ký thực tế.
+ Danh sách khách đăng ký tham dự ngày toạ đàm.
+ Danh sách khách đăng ký lưu trú 01 đêm trước ngày toạ đàm.
– Tìm kiếm nơi lưu trú.
– Kiểm tra, khảo sát, lập danh sách các nơi lưu trú.
– Đăng ký, ký hợp đồng lưu trú 01 đêm ngày 26-5-2011.
– Số lượng & chi phí dự kiến:
|
Thành phần |
Ngày |
Số khách |
Số người/pbòng |
Số phòng |
Chi phí ở/ngày |
Tổng chi |
|
Đại diện giáo phận |
26-5 |
4 |
2 |
2 |
……….. |
……….. |
|
Tu sĩ nam |
2 |
2 |
1 |
……….. |
……….. |
|
|
Tu sĩ nữ |
2 |
2 |
1 |
……….. |
……….. |
|
|
Giáo dân |
2 |
2 |
1 |
……….. |
……….. |
|
|
Tổng cộng |
10 |
|
5 |
……….. |
……….. |
|
3. Chuẩn bị nội dung & hướng dẫn chương trình
– Định hướng nội dung thuyết trình: tích cực, theo đúng giáo huấn của Giáo Hội
– Hai người hướng dẫn chương trình toạ đàm.
– Đc. Chủ tịch HĐGM phát biểu khai mạc
– Đc. Chủ tịch Uỷ ban tuyên bố ly do
– Ba thuyết trình viên trình bày đề tài.
– Đức Hồng y phát biểu bế mạc
4. Tìm kiếm tình nguyện viên
– Tuyển mộ tình nguyện viên.
– Huấn luyện tình nguyện viên.
– Số lượng dự kiến:
|
Khu vực |
Nhiệm vụ |
Số lượng |
|
Nữ |
|
Cổng ra vào TTMV |
Đón tiếp khách |
4 |
2 |
2 |
|
Sảnh phòng toạ đàm |
Tiếp nhận khách, giữ an ninh trật tự, trao tài liệu + bảng tên + quà… |
10 |
4 |
6 |
|
Cửa vào phòng họp |
Tiếp tân |
2 |
|
2 |
|
Trong phòng họp |
Hướng dẫn khách vào chỗ ngồi |
4 |
2 |
2 |
|
Phòng máy |
Điều khiển hệ thống âm thanh, máy chiếu, vi tính |
6 |
6 |
|
|
Sân khấu |
MC |
2 |
1 |
1 |
|
Sân trung tâm |
Giữ xe |
2 |
2 |
|
|
Hậu cần |
Sắp xếp bàn ghế, chuẩn bị bữa ăn, trang trí, vệ sinh |
10 |
4 |
6 |
|
Tổng cộng |
40 |
21 |
19 |
|
5. Tổ chức, phục vụ ăn trưa (bữa ăn đơn giản, thân tình)
– Tìm kiếm nơi cung cấp dịch vụ ăn uống: nhờ căng tin của TTMV.
– Kiểm tra, khảo sát, đánh giá dịch vụ ăn uống.
– Đăng ký, ký hợp đồng dịch vụ ăn uống.
– Số lượng & chi phí dự kiến:
|
Thành phần |
Số khách |
Số khách/bàn |
Số bàn dự kiến |
Chi phí/bàn |
Tổng chi (chưa VAT) |
|
Khách mời |
270 |
10 |
27 |
350.000 |
9.450.000 |
|
Ban Tổ chức |
10 |
10 |
1 |
350.000 |
350.000 |
|
Tình nguyện viên |
30 |
10 |
3 |
350.000 |
1.050.000 |
|
Dự trù |
10 |
10 |
1 |
350.000 |
350.000 |
|
Tổng cộng |
320 |
|
32 |
|
11.200.000 |
6. Chuẩn bị hậu cần
* Âm thanh
– Tìm kiếm nơi cung cấp dàn âm thanh.
– Kiểm tra, khảo sát, đánh giá.
– Đăng ký, ký hợp đồng thuê dàn âm thanh thay thế dàn âm thanh có sẵn để chất lượng tốt hơn.
– Chi phí dự kiến thuê 01 dàn khoảng 3.000.000 đồng.
* Máy chiếu & màn chiếu
– Có sẵn trong hội trường.
– Kiểm tra, đánh giá chất lượng bằng các thử trước
* Nước uống
– Tìm nơi cung cấp nước uống.
– Lập danh sách nơi cung cấp.
– Kiểm tra, đánh giá.
– Đặt hàng.
– Chi phí & số lượng dự kiến:
|
Thành phần |
Số khách |
Đơn vị (chai 500ml/khách) |
Tổng số lượng |
Chi phí |
Tổng chi (chưa VAT) |
|
Khách mời |
270 |
3 |
810 |
5.500 |
4.455.000 |
|
Ban Tổ chức |
10 |
3 |
30 |
5.500 |
165.000 |
|
Tình nguyện viên |
30 |
3 |
90 |
5.500 |
495.000 |
|
Dự trù |
10 |
3 |
30 |
5.500 |
165.000 |
|
Tổng cộng |
320 |
|
960 |
|
5.280.000 |
IX. Tổng kết
|
TỔNG CHI NGÀY 27-5-2011 |
|||||
|
STT |
Đề mục |
Số lượng |
Đơn giá |
Thành tiền |
Ghi chú |
|
1 |
Bảng tên đeo |
400 |
4,000 |
1,600,000 |
|
|
2 |
Dây đeo |
400 |
8,500 |
3,400,000 |
|
|
3 |
In dây |
400 |
2,000 |
800,000 |
|
|
4 |
File da cho khách VIP màu xanh |
12 |
45,000 |
540,000 |
|
|
5 |
Chi phí làm bảng tên các loại |
|
|
450,000 |
|
|
6 |
Poster, |
4 |
(3,1m * 2,1m) |
800,000 |
|
|
7 |
Banderole |
1 |
(5,5m * 1m ) |
155,000 |
|
|
8 |
Cờ phướn |
15 |
(0,5m * 2m ) |
550,000 |
|
|
9 |
Băng treo chỉ dẫn bên nam và nữ |
2 |
|
180,000 |
|
|
10 |
Quà tặng cho ĐC và diễn giả |
6 |
195,000 |
1,170,000 |
|
|
11 |
Rèm+ròng rọc |
1 |
700 |
700,000 |
|
|
12 |
Thuê bộ đàm |
5 |
20 |
100,000 |
|
|
13 |
Thùng bánh Hura (giải lao) |
400 |
3,000 |
1,200,000 |
|
|
14 |
Bồi dưỡng cho TNV |
1 |
500 |
500,000 |
|
|
15 |
Bồi dưỡng cho TNV |
1 |
500 |
500,000 |
|
|
16 |
Bồi dưỡng cho MC |
1 |
500 |
500,000 |
|
|
17 |
Bồi dưỡng cho TNV Audio |
1 |
200 |
200,000 |
|
|
18 |
Thuê người làm vs 26/5 |
|
|
400,000 |
|
|
19 |
Âm thanh+pháo hoa+pháo giấy |
|
|
3,500,000 |
|
|
20 |
Quay film, chụp hình |
|
|
6,000,000 |
|
|
21 |
Thuê trang phục cho tiếp tân |
8 |
70,000 |
560,000 |
|
|
22 |
Trang trí, hoa, nến trên sk và bàn VIP |
|
|
2,500,000 |
|
|
23 |
Nước, ăn uống, caphê… |
|
|
1,000,000 |
|
|
24 |
In các tài liệu |
350 |
1,200 |
420,000 |
|
|
25 |
Ăn trưa |
320 |
35,000 |
11,200,000 |
|
|
26 |
Nước uống |
960 |
5,500 |
5,280,000 |
|
|
27 |
In ấn hộp quà, bìa lá, thiệp mời, bảng tên |
|
|
9,695,000 |
|
|
28 |
In 3000 tờ bướm giới thiệu Uỷ ban |
3,000 |
1,150 |
3,450,000 |
|
|
29 |
Tiền sách tặng (cuốn Tóm lược HTXHCG) |
300 |
40,000 |
12,000,000 |
|
|
30 |
Tiền sách tặng (2 cuốn của ĐC. Hợp) |
300 |
60,000 |
18,000,000 |
|
|
31 |
Trả chi phí hội trường |
|
|
5,000,000 |
|
|
32 |
Thù lao 2 người giữ xe |
|
|
500,000 |
|
|
33 |
In túi sách |
300 |
2,000 |
600,000 |
|
|
34 |
Tiền bút |
400 |
2,000 |
800,000 |
|
|
|
Tổng cộng |
|
|
94,250,000 |
|
Lm. Antôn Nguyễn Ngọc Sơn
Tổng Thư ký
